일거리 정리하기-‘끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기’를 읽고

할 일이 점점 빨랫감처럼 쌓여가 부담으로 다가오는 일은 흔한 일상 중 하나일 것이다. 일이 많아서

일수도 있지만 지금 해야 할 일도 미처 처리하지 못했는데 또 다른 일이 밀려오거나, 본인이 직접

처리해야 하는지 다른 이에게 위임해야 하는지처럼 일 자체를 구분하지 못하는 경우에도 발생한다.

이러저러한 이유들로 일은 계속 쌓여가고 시간은 부족하고 스트레스는 늘어가는 안타까운 사연은

누구 혼자만의 일은 아닐 것이다. 물론 일을 조리있게 잘 정리해서 처리하는 사람들도 엄청 많을

것이다. 따라서 이는 내 자신의 부족한 부분을 일반화하여 동료의식을 느끼려는 얄팍한 마음일

뿐이라는 속내도 살짝 밝힌다.

 

많은 사람들이 회사에서의 일, 집안에서의 일, 개인적인 일 등 우리가 만나는 일들을 분야별로

구분하여 처리하는 경우가 대부분이리라 생각된다. 이는 보다 효율적으로 일을 처리하려는

기본적인 생각에서 비롯된 것이지만 그럼에도 집에서는 회사일로, 회사에서는 복합적인 일이

동시다발적으로 행동을 묶어 항상 일에 치이는 악순환이 계속되고 있으므로 이를 해소할 수 있는

방법이 있다면 많은 사람들에게 희소식이 되지 않을까?라는 생각을 해본다.

 

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이 책의 저자는 자신의 이름을 딴 데이비드 알렌 컴퍼니의 대표이자 세계에서 가장 영향력 있는

경영컨설턴트, 조직 전문 강사 중 한 명으로 지난 20년간 오라클, 월드 뱅크 등 세계 굴지의

기업에서 직원, 능력 개발 및 기업 간부 교육가로 활동해 왔다고 한다.

 

깔끔한 일처리 기술로 수많은 비즈니스 서적과 전문가는 복잡한 세계를 처리해 줄 유일한 해결

방안으로 ‘큰 그림 그리기’방법을 말해왔는데 이는 ‘주요 목표와 가치를 우선 확인하고 그에 따라

업무와 순서와 의미, 방향성을 부여해야 한다는 주장’이다. 이는 저자의 ‘과정과 결과는 연결되어

있다. 우리는 결과를 그릴 수 없으면 행동을 확실히 결정할 수 없다. 실제로 무엇을 해야 하는지

확실히 하기 전까지 우리가 의도하는 결과는 현실과 거리를 둔다.’는 주장에 근거이기도 하다.

 

여기서 먼저 저자는 “‘일거리’는 결과나 앞으로 해야 할 행동 단계를 아직 결정하지 못한 모든 일을

지칭한다”고 말하며 ‘사람들이 실행하는 관리시스템이 대부분 제대로 기능을 하지 못하는 것도

따지고 보면, 조직화하려 했던 업무를 올바르게 바꾸지 못했기 때문이다’라고 주장한다. 따라서

저자는 일에 대한 규정을 명확히 하면 우리가 실행하는 관리시스템이 제대로 기능할 것이라고

주장하고 있다. 이를 위한 업무처리 과정을 ‘업무흐름 5단계 경영법’이라고 정의하고 있다.

 

이 ‘업무흐름 5단계 경영법’으로 업무를 처리하려면 반드시 거쳐야 하는 다섯 단계는 다음과 같다.

첫째, 관심을 끄는 사물을 수집하고

둘째, 수집한 사물의 의미와 할 일을 가공하고

셋째, 결과를 조직화하고

넷째, 선택 가능한 방안 등을 검토하며,

마지막으로 행동에 옮긴다.

이 다섯 단계는 어느 시점이든, 어느 것이건 통합이 가능하기 때문에 결국 수평적 행동경영 방식과

같다고 강조하고 있다.

 

표 업무흐름 도표

 

저자는 자신이 처한 모든 일을 수집함으로 모으고 수집함에 모은 일들을 자신의 기준에 맞게

구분하여 별도의 파일들로 만들고 그를 처리시간, 장소 등을 고려하여 처리하면 할 일들 목록이

줄어들게 되고 그에 따른 스트레스나 여유 시간을 갖게 되는 만족감을 느끼게 될 것이라는 것이다.

수집함에 자료를 모은 후 기준이 되는 표에 있듯이 질문에 따라 구분 지어 매듭지으라는 것이다.

어찌보면 이는 집안을 정리하거나 사무실을 정리하여 주변을 깨끗이 하는 것처럼 머릿속을

정리하는 것과 마찬가지가 아닐까라는 생각이 들었다.

 

수집함에 모은 일거리에 대해 그것은 무엇인가? 실행할 수 있는 것인가? 라는 질문의 답에 따라

순서대로 처리하고 대기, 달력, 다음행동, 보류 등에서 다시 만나는 일들을 처음부터 다시 질문으로

구분 지어. 스스로가 ‘처리해야 할 모든 것과 끝없는 재협상 환경을 조성하는 것이고, 그럼으로써

사람들이 아무것도 하지 않은 일에 대해서도 편안함을 느끼게 하는 것’이 이 책의 핵심주제라고

저자는 말한다. 이것이야말로 좀 더 세련된 방식으로 이루어지는 ‘진정한 지식 근로’라고 할 수 있을

것이다.

 

앞에서 말했듯이 이 책의 핵심주제라고 할 수 있는 끊임없이 스스로 업무흐름에 대한 질문을 통해

일거리를 구분하고 처리하는 방식에 대한 실행을 통한 업무성과를 높인 연구결과가 많다고 저자는

말하고 있으나 사실 모든 일이 그러하듯 처음 어떤 일을 적용하게 되면 익숙치 않아서 쉽게 중도에

포기하게 되는 경우가 많다. 그럼에도 이 책에서 말하듯이 먼저 업무 성격을 제대로 파악하여

분류하겠다는 마인드는 필요하다는 생각이 든다. 그렇게 함으로써 지금 하고 있는 일에 대한 집중을

높일 수 있으며 언제 무슨 일을 할지 계획하기가 더욱 수월할 것이라는 생각이 들기 때문이다.

 

저자는 업무 목표와 비전에 대한 중요성을 강조하고 있다. 이것은 계획을 수립하는데 우선되어야 할

기술이기 때문이다. 그렇다면 우리가 우선되어야 할 질문은 무엇일까?

 

“우리는 왜 이것을 하는가?”

“성공적인 결과는 어떤 모습일까?”

 

이 질문에 대한 대답을 실천하여 보다 큰 성과를 만들 수 있기를 바라본다..